Sample esettanulmány · Hipotétikus, valós mintákra építve
Számla-feldolgozási híd
Heti 22 óráról 4 órára. 3 hét, 6,8M Ft, payback 10 hónap.
22→4
óra/hét
3
hét
6,8M
Ft
10
hónap payback
A kiinduló helyzet
200 fős logisztikai cég pénzügyi csapata heti 22 órát töltött számlák kézi feldolgozásával. Több ERP-rendszer, pdf-ek e-mailben, kézi rögzítés, négyféle jóváhagyási kör.
Az első reflex automatizálás volt. Az 1 napos workshopon kiderült: a jóváhagyási körök fele felesleges, és a folyamat áttervezése az órák nagy részét automatizáció nélkül eltünteti.
A 3 szürő alkalmazása
1. Megszüntethető? → −8 óra/hét
4 jóváhagyási körből 2 megszünt: a szállítói összeg-egyeztetés és a vezérigazgatói aláírás 200 ezer Ft alá.
2. Áttervezhető? → −6 óra/hét
A 2 maradék kör párhuzamossá vált, és a pénzügyes ki is ugorhat a folyamatból, ha minden stimmel.
3. Automatizálható? → −4 óra/hét
Maradék 8 óra: pdf-parsálás + ERP-be rögzítés Make-flow-val automatizálva. 4 órára csökkent a manuális munka.
Az eredmény
| Mutató | Előtte | Utána |
|---|---|---|
| Heti manuális munka | 22 óra | 4 óra |
| Hibák/hónap | ~12 | 1-2 |
| Átfutási idő | 3-5 nap | 4 óra |
| Payback | — | 10 hónap |
Az őszinte trade-off
A Make-flow karbantartása heti 45 percet kíván. A 200 ezer Ft fölötti számlákhoz kell emberi döntés. Ez nem hiba — tudatos választás.
Hasonló a szituációd?
Indulj a VSM-eszközzel — 15 perc alatt megméred a saját folyamatod időköltségét.