Manuális folyamatok

A probléma

A magyar közép- és nagyvállalatoknál egy közepes méretű csapat heti 10-20 órát tölt ismétlődő, manuális munkával. Számlázás kézi feldolgozása, HR-folyamatok papíron, riport-készítés Excel-másolásból. Ezek nem feltétlenül rosszak önmagukban — de ritkán mérik a valós idő- és pénzköltségüket.

A probléma nem az, hogy manuális. A probléma az, hogy senki nem kérdőjelezte meg, miért manuális. Sok folyamat azért létezik ebben a formában, mert valaha valaki így csinálta — és azóta senki nem állt meg kérdezni.

Ha az automatizálni tervezett folyamat dokumentálása során derülnek ki eddig ismeretlen kivételek vagy 'ez így van, mert régen így volt' lépések — ez az első szűrő jelzése. Álljatok meg, és először értsétek meg a folyamatot.

A tipikus tévút

Amikor egy cég felismeri a problémát, a tipikus reflex: automatizáljuk. De az automatizáció a tünetre megy rá, nem az okra. Ha egy számlafeldolgozás 8 jóváhagyási körön megy keresztül, és ezt automatizáljuk, az eredmény 8 automatikus körrel működő számlafeldolgozás — gyorsabb, de ugyanolyan komplex.

A másik tévút: szoftvert veszünk rá. Egy SaaS megoldás, ami 'mindent megold' — de az implementáció 6-12 hónap, az ár évi milliók, és a végén az emberek továbbra is Excelben dolgoznak, mert a szoftver nem illeszkedik a valódi folyamathoz.

A Footbridge-megközelítés

A 3 szűrő sorrendben:

1. Megszüntethető? — Lehet-e, hogy a folyamat fele felesleges? Egy jóváhagyási kör, ami az elmúlt 24 hónapban egyszer sem hozott érdemi változtatást, az nem optimalizálandó — az törölhető. Egy heti riport, amit a befogadó bevallása szerint nem olvas el, az nem automatizálandó — az megszüntethető.

2. Áttervezhető? — Ha nem szüntethető meg, egyszerűsíthető-e automatizáció nélkül? A soros jóváhagyási folyamat párhuzamossá tétele — pénzügy és vezető egyszerre látja — önmagában felezi az átfutási időt. Ez nem szoftver, ez szervezeti döntés.

3. Csak ami marad: automatizálható. — Ami az első két szűrőn átment, az kap Make-flow-t, custom scriptet, AI-t — de már egy sokkal egyszerűbb, logikusabb folyamatra. Az eredmény tartós, mert a folyamat maga is helyes.

Anonim valódi példa

Tanács: mielőtt ajánlatot kérsz automatizációra, mérd fel a folyamat jelenlegi költségét — heti órák × terhelt órabér × 52 hét. Ha a megtakarítás nem éri el az automatizáció árának 1,5-szeresét az első évben, lehet, hogy nem itt van a legnagyobb értékteremtés.

Mi a következő lépés?

Próbáld ki az ingyenes eszközünket, vagy beszéljünk.